Nimi, kotipaikka ja tarkoitus

Name, residence and purpose

§ 1.

Yhdistyksen nimi on Suomen tähtitieteilijäseura ja sen kotipaikka Helsingin kaupunki.

Yhdistyksen englanninkielisenä nimenä käytetään vakiintunutta muotoa The Finnish Astronomical Society.

The name of the society is "Suomen tähtitieteilijäseura", and its residence is the city of Helsinki.

As the english name of the society, the established form "The Finnish Astronomical Society" is used.

§ 2.

Yhdistyksen tarkoituksena on tähtitieteellisen tutkimustyön edistäminen valtakunnallisissa puitteissa. Se toteuttaa tarkoitustaan järjestämällä Tähtitieteilijäpäiviä ja mahdollisia muita tieteellisiä kokouksia, neuvotteluja ja muuta yhteistoimintaa sekä pitämällä yhteyttä muissa maissa toimiviin tähtitieteilijöihin, tähtitieteilijäin kansainvälisiin järjestöihin, Suomen valtiovallan edustajiin ja muihin sellaisiin henkilöihin ja järjestöihin, jotka voivat edistää tutkimustyötä. Seura huolehtii varojen keruusta Astronomy & Astrophysics -lehden maakohtaista jäsenmaksua varten, ja maksaa lehden jäsenmaksun vuosittain.

The purpose of the society is to promote astronomical research in the national framework. The purpose is achieved by arranging the Astronomers' Days and other scientific meetings, negotiations and other collaboration through international contacts to other astronomers and astronomical organizations, representatives of the state of Finland and other persons and societies that can promote scientific research. The society takes care of raising funding for Finland's membership fee for the Astronomy & Astrophysics journal, and pays the annual membership fee.

Jäsenet

Members

§ 3.

Yhdistyksen jäseneksi voidaan hyväksyä tähtitieteellistä tai tähtitieteeseen liittyvää tieteellistä tai sivistävää työtä tekevä henkilö. Jäseneksi pyrkijän hyväksyy hallitus ja jäsenyys tulee voimaan jäsenen maksettua voimassa olevan jäsenmaksun.

Kannattajajäseneksi hallitus voi kutsua henkilön tai oikeuskelpoisen yhteisön, joka haluaa tukea tähtitieteellistä tutkimustyötä.

Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä hallituksen päätöksellä, jos jäsen hallituksen kehotuksista huolimatta jättää maksamatta jäsenmaksun tai toimii yhdistyksen tavoitteiden vastaisesti.

A person can be accepted as a member if she is doing scientific or educational work in astronomy or a related field. The membership applications are accepted by the board of the society, and the membership becomes active after the payment of the current membership fee.

The board can invite any person or competent society, that has expressed will to support astronomical research work, as a supporting member of the society.

A member can be dismissed from the society on the basis of not paying the membership fee despite of reminders by the board, or if a member acts in a manner violating the society's purposes.

§ 4.

Vuotuisesta jäsenmaksusta päätetään vuosikokouksessa. Jäsenmaksun voi maksaa etukäteen useammalle vuodelle viimeisimmän vahvistetun jäsenmaksun mukaisesti. Niiden jäsenten, jotka ennen näiden sääntöjen voimaantuloa ovat tulleet ainaisjäseniksi, ei tarvitse suorittaa jäsenmaksua. Uusiksi ainaisjäseniksi voidaan valita sellaiset jäsenet, jotka maksavat kerralla kymmenen tai sitä useamman vuoden jäsenmaksun.

The amount of the annual fee is decided in the annual meeting of the society. The membership fee can be paid for more than one year with the amount of the fee effective at the time of the payment. The members who have become permanent members before these rules have taken action do not have to pay the annual fee. Persons that pay the membership fee for ten or more years in a single payment, can be accepted as new permanent members of the society.

Hallitus

Board

§ 5.

Yhdistyksen toimintaa hoitaa hallitus, johon kuuluu 4-6 jäsentä. Hallituksen kokous on päätösvaltainen kun siihen osallistuu vähintään kolme jäsentä.

Hallituksen toimikausi on kahden vuosikokouksen välinen aika. Hallituksen jäsenet valitaan kahdeksi toimikaudeksi, ja toimikausi alkaa välittömästi valinnan jälkeen. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuoroisia vuosittain. Jos hallituksen jäsen eroaa ennen toimikautensa päättymistä, valitaan hänen tilalleen uusi jäsen seuraavassa yhdistyksen kokouksessa jäljellä olevaksi toimikaudeksi.

Jäsen voi olla hallituksessa enintään kaksi täyttä toimikautta (neljä vuotta).

Hallitus valitsee toimikautensa aluksi keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä sihteerin.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estyneenä varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.

The society's activities are taken care of by the board,which constitutes of 4-6 members. The decisions made in a board meeting with at least 3 (three) board members are effective.

The term of the board is the time in between two annual meetings. The members of the board are selected for two terms, and the term starts immediately after the selection. Half of the board members can annually resign. If a board member resigns before the end of his/her term, a new member is selected in the next annual meeting for the rest of the term.

The same person can be selected maximally for 4 (four) consequtive years, i.e. for two full consequtive terms.

The board selects a president, a vice-president, and a secretary amongst the board members.

The board assembles by the invitation of the president, or if the president is forborne, of the vice-president, whenever they consider it necessary, or when at least two board members demand an assembly.

§ 6.

Hallituksen tehtävänä on 2. kohdassa mainittujen asiain jatkuva hoitaminen. Erityisesti sen tehtävänä on ehdotusten tekeminen Suomen tähtitieteilijäin työskentelymahdollisuuksien kehittämiseksi ja tehtyjen ehdotusten tutkiminen. Tätä varten hallitus voi kutsua kokouksiinsa ja yhdistyksen kokouksiin ulkopuolisia asiantuntijoita sekä valtiovallan edustajia ja muita sellaisia henkilöitä jotka voivat tehokkaasti edistää tutkimustyötä.

The function of the board constitutes of the continuous handling of the tasks listed in §2. Especially, the board should make initiatives to improve the work opportunities for Finnish astronomers, and the inspection of the initiatives made. For this purpose, the board may invite external experts, representatives of the state of Finland, and other persons that might effectively promote scientific research, to their meetings.

Hallinto ja talous

Administration and finances

§ 7.

Yhdistyksen toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi. Tilit on jätettävä vuosikokouksen valitsemille toiminnantarkastajille viimeistään 15.4. ja näiden on annettava lausuntonsa viimeistään 30.4.

Yhdistyksellä on yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja. Heidän toimikautensa käsittää valintaa seuraavan tilikauden.

The functional and administrative term of the society is the calendar year. The accounts are to be left to the performance auditor, chosen during the annual meeting, latest on the 15.4., and the auditor's reports turned in latest on the 30.4.

The society has one performance auditor, and one vice-auditor. Their term constitutes the next administrative term after their selection.

§ 8.

Jäsenet kutsutaan yhdistyksen kokouksiin postitse tai sähköpostitse lähetettävillä kutsuilla vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

The members are invited to the society's meetings with invitations mailed or emailed to them at least two weeks before the meeting.

§ 9.

Yhdistyksen vuosikokous pidetään 1.5. ja 31.10. välisenä aikana. Siinä käsitellään seuraavat asiat:

a) valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa,

b) todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus,

c) esitetään edellisen vuoden toimintakertomus,

d) esitetään selonteko yhdistyksen talouden tilasta ja toiminnantarkastajan lausunto sekä hyväksytään tilinpäätös sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle,

e) hyväksytään alkaneen vuoden toiminta- ja taloussuunnitelma sekä määrätään jäsenmaksun suuruus,

f) valitaan hallituksen jäsenet 5. kohdan mukaisesti,

g) valitaan yksi toiminnantarkastaja ja hänelle varamies,

h) päätetään muista hallitukselle edeltäpäin esitetyistä ja kokouskutsussa mainituista asioista sekä käsitellään muita kokouksessa esilletulevia kysymyksiä.

The annual meeting of the society is held in between the dates 1.5. and 31.10. The following issues are processed:

a) chairman, secretary and two inspectors of the minutes are chosen for the meeting,

b) the meeting is stated to be legal and competent,

c) the annual report of activities for the past year is presented,

d) the financial statement and the statement of the accountants are presented, and decisions are made on the annual accounts and discharging the boardfrom liability for the accounts,

e) the action and financial plans for the next year is presented and accepted, and the amount of membership fee is determined,

f) the board members are chosen according to §5,

g) one performance auditor and a vice-auditor are chosen,

h) make decisions on other matters proposed to the board in beforehand and put forward in the meeting agenda, and process other questions emerging during the meeting.

§ 10.

Yhdistyksen kokouksessa kullakin jäsenellä on yksi ääni. Tämän lisäksi läsnäoleva jäsen voi valtakirjojen avulla edustaa korkeintaan viittä (5) poissaolevaa jäsentä.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Each member has one vote in the society's meeting. A member can, in addition, represent maximally five (5) other members, forborne to be present in the meeting, with signed mandate forms.

The society's meeting can be attended, if the board or the meeting so decides, by mail or via telecommunication network, or any other technical device before or during the meeting.

§ 11.

Yhdistys on oikeutettu vastaanottamaan lahjoituksia ja jälkisäädöksiä sekä omistamaan kiinteistöjä.

The society is entitled to receive donations and any property assigned to the society through wills, and act as the owner of real estates.

Erityisiä määräyksiä

Special rules

§ 12.

Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai sihteeri. Hallitus voi määrätä hallituksen jäsenen tai yhdistyksen toimihenkilön kirjoittamaan yksinään yhdistyksen nimen.

The president, vice-president, or the secretary can make the signature on the behalf of the society. The board can give a mandate for a board member or society's official to make signature on the behalf of the society.

§ 13.

Muutoksia yhdistyksen sääntöihin voidaan tehdä vain vuosikokouksessa ja niistä on kokouskutsussa erikseen mainittava. Jäsenen tekemät muutosehdotukset on jätettävä hallitukselle vähintäin kaksi kuukautta ennen vuosikokousta. Muutosehdotuksen hyväksymiseen vaaditaan, että vähintäin kolme neljäsosaa tässä kokouksessa annetuista äänistä sitä puoltaa.

Changes to the society's rules can be made only during an annual meeting, and these must be mentioned in the invitation to the annual meeting. If a member desires to propose rule changes, he/she must submit the proposal to the board at least two months before the annual meeting. The rule change is accepted only if at least three quarters of the votes given in the meeting support it.

§ 14.

Ehdotus yhdistyksen purkamisesta on käsiteltävä samalla tavalla kuin edellisessä pykälässä on sanottu sääntöjen muuttamisesta. Jos yhdistys purkautuu, sen omaisuus on käytettävä tähtitieteellisen tutkimustyön hyväksi tavalla, jonka purkamiskokous tarkemmin määrää.

The proposal for the disassembly of the society is to be processed in the same way as stated about the rule changes in §13. If the society is disassembled, its possessions must be used to promote scientific astronomical research in a way that the disassembly meeting further specifies.