Nimi, kotipaikka ja tarkoitus

Name, residence and purpose

§ 1.

Yhdistyksen nimi on Suomen tähtitieteilijäseura ja sen kotipaikka Helsinki.

Kansainvälisissä yhteyksissä yhdistyksestä käytetään nimeä "The Finnish Astronomical Society".

The name of the society is "Suomen tähtitieteilijäseura", and registered office is in Helsinki.

In international context, the society is referred to as "The Finnish Astronomical Society".

§ 2.

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää tähtitieteellistä tutkimustyötä valtakunnallisissa puitteissa. Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan järjestämällä Tähtitieteilijäpäivät sekä mahdollisesti muita tieteellisiä kokouksia, neuvotteluja ja muuta yhteistoimintaa. Tämän lisäksi yhdistys pitää yhteyttä muissa maissa toimiviin tähtitieteilijöihin, kansainvälisiin tähtitieteellisiin järjestöihin, Suomen valtiovallan edustajiin sekä muihin henkilöihin ja järjestöihin, jotka voivat edistää tutkimustyötä. Yhdistys huolehtii myös varojen keruusta Astronomy & Astrophysics -lehden maakohtaista jäsenmaksua varten ja maksaa lehden jäsenmaksun vuosittain.

The purpose of the society is to promote astronomical research within a national framework. This purpose is achieved by organizing Astronomers' Days, as well as other scientific meetings, negotiations, and collaborations. In addition, the society maintains contact with astronomers in other countries, international astronomical organizations, representatives of the Finnish state, and other individuals and organizations that can promote scientific research. The society also raises funds for Finland's membership fee for the Astronomy & Astrophysics journal and pays the annual membership fee.

Jäsenet

Members

§ 3.

Yhdistyksen jäseneksi voidaan hyväksyä tähtitieteellistä tai tähtitieteeseen liittyvää tieteellistä tai sivistävää työtä tekevä henkilö. Jäseneksi pyrkijän hyväksyy hallitus ja jäsenyys tulee voimaan, kun jäsen on maksanut voimassa olevan jäsenmaksun.

Kannattajajäseneksi hallitus voi kutsua henkilön tai oikeuskelpoisen yhteisön, joka haluaa tukea tähtitieteellistä tutkimustyötä.

Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä hallituksen päätöksellä, jos jäsen hallituksen kehotuksista huolimatta jättää maksamatta jäsenmaksun tai toimii yhdistyksen tavoitteiden vastaisesti.

A person can be accepted as a member if they are engaged in scientific or educational work in astronomy or a related field. Membership applications are approved by the board of the society, and the membership becomes active once the current membership fee has been paid.

The board may invite any person or legal entity that wishes to support astronomical research as a supporting member of the society.

A member can be dismissed from the society by decision of the board if the member fails to pay the membership fee despite reminders or acts in a manner violating the society's objectives.

§ 4.

Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Jäsenmaksun voi maksaa etukäteen useammalle vuodelle viimeisimmän vahvistetun jäsenmaksun mukaisesti. Niiden jäsenten, jotka ovat tulleet ainaisjäseniksi ennen näiden sääntöjen voimaantuloa, ei tarvitse suorittaa jäsenmaksua. Uusiksi ainaisjäseniksi voidaan valita sellaiset jäsenet, jotka maksavat kerralla kymmenen tai sitä useamman vuoden jäsenmaksun.

The amounts of the joining fee and the annual fee are decided at the annual meeting of the society. The membership fee can be paid for multiple years in advance, based on the fee amount effective at the time of the payment. Members who became permanent members before these rules came into effect do not have to pay the annual fee. Members who pay the membership fee for ten or more years in a single payment can be accepted as new permanent members of the society.

Hallitus

Board

§ 5.

Yhdistyksen toimintaa hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut 4-6 jäsentä.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallituksen jäsenet valitaan yhdeksi toimikaudeksi, ja toimikausi alkaa välittömästi valinnan jälkeen. Jos hallituksen jäsenen paikka vapautuu ennen toimikauden päättymistä, se voidaan tarpeen vaatiessa täyttää toimikauden loppuajaksi hallituksen koolle kutsumassa yhdistyksen kokouksessa.

Sama henkilö voi toimia hallituksessa enintään neljä (4) täyttä toimikautta (neljä vuotta).

Hallitus valitsee toimikautensa aluksi keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estyneenä varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallituksen kokous on päätösvaltainen kun siihen osallistuu vähintään kolme jäsentä.

The society's activities managed by the board, which consists of 4-6 members elected in the annual meeting.

The term of the board lasts from one annual meeting to the next. Board members are elected for one term, and the term begins immediately after the election. If a board member’s position becomes vacant before the end of the term, a new member can be appointed for the remainder of the term at a society meeting convened by the board.

A member may serve on the board for a maximum of four (4) consecutive terms (four years).

At the start of its term, the board elects from among its members a president, vice-president, secretary, and treasurer.

The board convenes at the invitation of the president or, if the president is unavailable, the vice-president, whenever they deem it necessary, or when at least two board members request a meeting.

Decisions made at a board meeting with at least three (3) board members present are valid.

§ 6.

Hallituksen tehtävänä on kohdassa §2 mainittujen asioiden jatkuva hoitaminen. Erityisesti hallituksen tehtävänä on tehdä ehdotuksia Suomen tähtitieteilijäin työskentelymahdollisuuksien kehittämiseksi sekä tutkia tehtyjä ehdotuksia. Tätä varten hallitus voi kutsua kokouksiinsa ja yhdistyksen kokouksiin ulkopuolisia asiantuntijoita sekä valtiovallan edustajia ja muita henkilöitä jotka voivat tehokkaasti edistää tutkimustyötä.

The board is responsible for the continuous management of the tasks listed in §2. In particular, the board should propose initiatives to improve work opportunities for Finnish astronomers and review the initiatives made. For this purpose, the board may invite external experts, representatives of the state of Finland, and other individuals who can effectively promote scientific research to its meetings.

Hallinto ja talous

Administration and finances

§ 7.

Yhdistyksen toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi. Tilit on jätettävä vuosikokouksen valitsemille toiminnantarkastajille viimeistään 15.4. ja heidän on annettava lausuntonsa viimeistään 30.4.

Yhdistyksellä on yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja. Heidän toimikautensa käsittää valintaa seuraavan tilikauden.

The operational and financial year of the society is the calendar year. The accounts must be submitted to the auditor, chosen during the annual meeting, by April 15 at the latest, and the auditor's report must be submitted by April 30 at the latest.

The society has one auditor, and one deputy auditor. Their term covers the financial year following their election.

§ 8.

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.

The board must convene the society’s meetings at least two weeks before the meeting, by sending letters or emails to the members.

§ 9.

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä touko-lokakuussa. Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

a) valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa,

b) todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus,

c) esitetään edellisen vuoden toimintakertomus,

d) esitetään selonteko yhdistyksen talouden tilasta ja toiminnantarkastajan lausunto sekä hyväksytään tilinpäätös sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle,

e) hyväksytään alkaneen vuoden toiminta- ja taloussuunnitelma sekä määrätään jäsenmaksun suuruus,

f) valitaan hallituksen jäsenet kohdan §5 mukaisesti,

g) valitaan yksi toiminnantarkastaja ja hänelle varamies,

h) päätetään muista hallitukselle etukäteen esitetyistä ja kokouskutsussa mainituista asioista sekä käsitellään muita kokouksessa esille tulevia kysymyksiä.

The annual meeting of the society is held each year on a date determined by the board between May and October. The following matters are addressed at the annual meeting:

a) chairman, secretary and two inspectors of the minutes are elected for the meeting,

b) the legality and quorum of the meeting are confirmed,

c) the annual report of activities for the previous year is presented,

d) the financial statement and the auditor’s report are presented, and decisions are made regarding the approval of the financial statement and the discharge of the board from liability,

e) the action and financial plans for the current year are presented and approved, and the amount of the membership fee is determined,

f) the board members are chosen according to §5,

g) one auditor and a deputy auditor are elected,

h) decisions are made on other matters submitted to the board in advance and included in the meeting agenda, and other questions arising during the meeting are addressed.

§ 10.

Yhdistyksen kokouksessa kullakin jäsenellä on yksi ääni. Tämän lisäksi läsnäoleva jäsen voi valtakirjojen avulla edustaa korkeintaan viittä (5) poissaolevaa jäsentä.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päätöksellä myös postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla joko kokouksen aikana tai ennen sitä.

Each member has one vote in the society's meeting. A member can, in addition, represent maximally five (5) other members, forborne to be present in the meeting, with signed mandate forms.

Members may also participate in the society's meeting, if decided by the board or the meeting, via mail, telecommunication network, or other technical means either before or during the meeting.

§ 11.

Yhdistys on oikeutettu vastaanottamaan lahjoituksia ja jälkisäädöksiä sekä omistamaan kiinteistöjä.

The society is entitled to receive donations and bequests, as well as own real estates.

Erityisiä määräyksiä

Special rules

§ 12.

Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai sihteeri. Hallitus voi määrätä hallituksen jäsenen tai yhdistyksen toimihenkilön kirjoittamaan yksinään yhdistyksen nimen.

The president, vice-president, or the secretary can sign on behalf of the society. The board may also authorize a board member or an official of the society to sign on the behalf of the society alone.

§ 13.

Muutoksia yhdistyksen sääntöihin voidaan tehdä vain vuosikokouksessa ja niistä on mainittava erikseen kokouskutsussa. Jäsenen tekemät muutosehdotukset on jätettävä hallitukselle vähintään kaksi kuukautta ennen vuosikokousta. Muutosehdotuksen hyväksymiseen vaaditaan, että vähintäin kolme neljäsosaa tässä kokouksessa annetuista äänistä sitä puoltaa.

Changes to the society's rules can only be made during the annual meeting, and these changes must be specifically mentioned in the meeting invitation. If a member wishes to propose rule changes, they must submit the proposal to the board at least two months before the annual meeting. A rule change is accepted only if at least three-quarters of the votes cast in the meeting support it.

§ 14.

Ehdotus yhdistyksen purkamisesta on käsiteltävä samalla tavalla kuin edellisessä pykälässä on sanottu sääntöjen muuttamisesta. Jos yhdistys purkautuu, sen omaisuus on käytettävä tähtitieteellisen tutkimustyön hyväksi tavalla, jonka purkamiskokous tarkemmin määrää.

A proposal for the dissolution of the society must be processed in the same way as outlined for rule changes in §13. If the society is dissolved, its assets must be used to promote astronomical research in a manner specified by the dissolution meeting.